Especial sem bagunça! Parte I: Princípios básicos na organização de documentos pessoais ou domésticos

APRENDENDO TÉCNICAS EFICAZES DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS DO SEU LAR!

Por Kellen Guimarães Pereira


"A desorganização é inimiga do tempo, do espaço e até do dinheiro".

. Agilize decisões na sua vida diária, acessando informações e documentos certos em tempo real;

. Economize tempo, dinheiro, espaço físico, materiais e suportes de arquivamento e armazenamento.

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Porque a organização também é aliada do meio ambiente!

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Obs.: Todas as seções poderão sofrer imcrementos de conteúdo ao longo do curso em função de atender as espectativas dos internautas.

Parte I: Princípios básicos na organização de documentos pessoais ou domésticos:

1.1 - Adote um método simples de organização de fácil acesso para todos do lar;

1.2 - Escolha suportes de arquivamento (Caixas Box, pastas suspensas, pastas AZs, pastas divisórias, Caixas organizadoras, pastas intercaladoras, plásticos, envelopes) que se adequam às necessidades do arquivo, ao grau de complexidade dos documentos, espaço físico e móveis de armazenamento disponíveis;

1.3 – Identifique e sinalize todos os suportes de arquivamento, pois facilita a localização por um documento;

1.4 – Centralize fisicamente o arquivo de documentos organizados em um espaço da casa onde todos podem acessar (salvo os documentos de uso estritamente pessoal);

1.5 – Responsabilize um membro da casa para manter o arquivo atualizado (quanto à organização, higiene e arquivamento). Assim ficará mais fácil garantir a padronização dos métodos de organização utilizados.

1.6 – A organização das despesas pessoais (por exemplo: recibo de cabeleireiro, Nota fiscal de sapato, vestuário, escola, movimentação bancária, gastos com academia, dentre outros) de cada membro da casa é separada das despesas de manutenção da casa (comum a todos), por exemplo: Conta de Luz e água, IPTU, Condomínio, Serviços de limpeza, Alimentação, dentre outros. O ideal é que se crie um sistema de arquivamento para cada membro da casa para arquivar as despesas pessoais, e outro para as despesas da casa;

1.7 – Antes de iniciar a organização dos documentos, é importante ter previamente em mãos os seguintes instrumentos:

• Tabela de Temporalidade Documental (prazo de guarda determinado por lei dos documentos) Ver modelo de Tabela na parte II;

• Escolha dos suportes de arquivamento que serão utilizados, materiais como: tesoura, etiquetas, lápis, caneta, papel contat;

• Escolha da metodologia de organização que será utilizada em todo processo de organização, ver Metodologia de Organização Parte II;

• O Plano de Classificação dos documentos (estrutura hierárquica de assuntos) para nortear a classificação e o agrupamento de documentos sob o mesmo assunto. Ver como construir um Plano de Classificação na parte II.

Próximo assunto: Parte II: Seleção e Avaliação de Documentos